哈喽，大家！我是Maria！前一阵子分享了关于《精细化推广》的内容，这个月继续和大家分享《海外媒体合作》系列的相关内容。前两篇关于海外媒体合作的文章，还没查看的朋友可以点此查阅：海外媒体合作(1)：10个专业术语扫盲！新手PR推广必看！和 海外媒体合作(2)：Earned Media VS Paid Media。虽然AI技术如今广泛应用，大家直接通过ChatGPT生成邮件变得十分流行和方便，但如何让ChatGPT写出更具人性化和个性化的邮件呢？关键在于在设定提示词时，描述得更加清晰。以下是10个小建议，可以直接用来优化与ChatGPT的沟通：

1. 吸引人的邮件标题

标题是记者看到邮件的第一部分，必须简洁且具有吸引力。它应该引发记者的兴趣，简短且突出亮点。例如：“独家采访机会：揭示2025年科技行业趋势”或者“最新研究：如何提高社交媒体用户参与度”。

2. 简洁明了，避免冗长

称呼可以直接使用对方的名字，而不是泛泛的“你好”。例如，“Hi [Name]”。开头要直接进入主题，不要废话，记者通常每天处理大量邮件，因此必须抓住他们的注意力。你可以简要介绍自己或你的公司，但核心要快速说明为什么报道你的产品或新闻对记者来说是有价值的。且整个Pitch Letter不应过长，最好控制在500字符数以内。 

3. 了解受众和记者背景

确保你对记者和编辑的工作和社交媒体内容有所了解，并在邮件中体现这一点。例如：“我一直在关注您在CNET上写的XX系列文章，特别喜欢您关于XXX产品/主题的洞见。” 针对不同的记者，了解他们之前报道过的内容和写文方向，尽量联系他们感兴趣的点，这样可以让他们觉得你的产品与他们的报道方向相关的话，就更易于获得回复。

4. 避免过于商业化的表达

避免使用过于推销性质的语言，尤其是明显的广告词语，要着重于新闻和故事的价值，而不是单纯的产品或服务推广。语言也应该简洁专业，但尽量避免过于正式或生硬的语气。你的目标是和记者建立友好的关系，因此保持自然和亲切的语气也十分重要。

5. 提供独家或独特的角度

记者通常会收到大量的新闻稿和推介信，如果你能提供独家内容或者新的视角，能大大提高被关注的可能性。例如，你可以通过独家数据、首发报道或者业内专家的独到见解来吸引记者的兴趣。

6. 明确的行动呼吁（CTA）

提出清晰的CTA。比如，“希望您能考虑在下周的报道中提及我们产品或品牌”或“期待能安排一个简短的电话采访”等等。此外，也可以在信的结尾表示你会在几天后对这封邮件进行跟进，提供一个明确的时间框架，比如：“如果方便的话，我会在周五跟进这封邮件”。

7. 附上相关附件和重要链接

如果对方不熟悉你的品牌，你需要简要介绍你品牌的背景和做产品的核心理念，这样会帮助对方理解你们品牌的价值和定位。如果是邀请产品测评，也最好准备一个在线的Media Kit(里面包含产品的Reviewer’s Guide，产品参数信息，图品，视频等等)。

8. 避免过于频繁的跟进

发送第一封邮件后，如果未收到回复，不要立即发送第二封。可以给对方三到七个工作日的时间回复。如果仍然没有回应，第三封邮件可以简单友好地表达你对合作机会的持续的兴趣，但要避免出现急切的语气。

9. 记得检查拼写和语法

即使邮件内容本身很吸引人，拼写错误或语法问题也会严重影响记者的对你和你品牌的印象。在发送前最好是对邮件内容进行一遍检查，确保没有错别字或句法问题。如果肉眼检查不出来，就让ChatGPT检查，让它检查是否有单词错误、语法错误或表达不当的地方。

10. 选择合适的发送时间

避免在周末、节假日或深夜发送邮件，这些时段邮件可能会被忽略。最好选择工作日的上午，尤其是周二至周四的上午10点至12点，这时候编辑和记者通常会较集中地查看邮件。也要避开重大活动期间：比如每年9月的IFA和1月的CES大会，以及苹果发布会等等行业内比较重要的活动节点。这些时间段，记者和编辑们可能会专注于个人事务或行程，较难及时查看邮件和回复邮件。

总的来说，撰写一封吸引编辑和记者的邮件，核心在于建立真诚、友好并具有价值互换的关系。尽量根据每位记者的所擅长的领域个性化邮件内容，展现出你对他们的尊重与理解。通过这些细节优化，能显著提高邮件的吸引力和回复率。当然除了邮件本身以外，你的产品或者新闻本身的价值是最重要的，千万不要拿又过时的又没什么噱头且是公模的产品去Pitch记者，基本不会有回复的。以上的10个小建议不仅仅适用于给媒体写Pitch Letter，还可以用在给KOL写Pitch开发信上哦！

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